Jeden system, który porządkuje pracę od pierwszego leada do serwisów przez 20 lat.
AQUAPOL CRM 360° ma zatrzymać chaos operacyjny: brak jasnych danych, długie tworzenie ofert, ręczne przepisywanie tych samych informacji do kilku miejsc, trudne planowanie montaży i serwisów oraz brak pełnej kontroli nad tym, co realnie robi zespół. System łączy sprzedaż, wizyty techniczne, dokumenty, harmonogramy, raporty i asystenta AI, czyli sztuczną inteligencję, w jednym miejscu.
Jakie problemy ma dziś firma bez jednego systemu
Największy koszt nie bierze się tylko z braku narzędzia. Bierze się z chaosu, przepisywania danych, braku standardu i słabej kontroli nad tym, co dzieje się w sprzedaży, realizacji i serwisie.
Brak danych do decyzji
Nie widać jasno, które działania działają, kto ma ile spraw, gdzie uciekają leady i który etap zabiera najwięcej czasu.
Zbyt dużo czasu idzie na oferty
Te same dane trafiają do kilku plików i arkuszy. Zespół wykonuje ręcznie pracę, którą system powinien robić automatycznie.
Brak jednego standardu pracy
Każdy działa trochę inaczej. To utrudnia wdrażanie nowych osób, obniża jakość obsługi i zwiększa liczbę błędów.
Planowanie montaży i serwisów trwa za długo
Bez wspólnego harmonogramu trudno szybko ułożyć pracę ekip, przewidzieć obłożenie i pilnować terminów.
Dane są rozrzucone po wielu miejscach
Część informacji jest w mailach, część w Wordzie, część w arkuszach, a część w telefonach pracowników. To tworzy ryzyko pomyłek i opóźnień.
Firma zależy od pamięci konkretnych osób
Gdy wiedza nie siedzi w systemie, tylko w ludziach, urlop, choroba albo zmiana pracownika od razu obniża tempo pracy.
Co ten system realnie naprawia
Każdy element systemu odpowiada na konkretny problem operacyjny. Chodzi nie o kolejną funkcję, ale o mniej chaosu i szybszą pracę.
Szybsze oferty i dokumenty
Dane z wizyty technicznej trafiają prosto do systemu. Oferta i komplet dokumentów powstają szybciej, bez ręcznego przepisywania.
Jeden standard pracy dla całego zespołu
Każdy przechodzi przez ten sam proces. To zmniejsza chaos, skraca wdrożenie nowych osób i poprawia jakość obsługi.
Lepsza kontrola nad wynikami
Widać, skąd przychodzą leady, co działa, kto ma ile spraw i gdzie tworzą się wąskie gardła, czyli miejsca, w których proces zwalnia.
Sprawniejsze planowanie montaży i serwisów
Jedna historia klienta i jeden harmonogram pozwalają szybciej planować działania i ograniczać przestoje.
8 etapów od zgłoszenia do wieloletniej obsługi
System prowadzi sprawę krok po kroku i pilnuje, kto ma wykonać następne działanie.
Nowe zgłoszenie
Telefon, formularz, polecenie lub inny kanał tworzy sprawę w systemie.
Kwalifikacja
Zespół ocenia temat i przypisuje odpowiednią osobę.
Umówienie wizyty
Termin trafia do kalendarza, a klient dostaje potwierdzenie.
Wizyta techniczna
Technik zbiera pomiary, zdjęcia, opis i podpis klienta w aplikacji.
Oferta i dokumenty
System tworzy szkic oferty i komplet potrzebnych załączników.
Umowa i planowanie montażu
Zespół ustala termin, ekipę i materiały w jednym miejscu.
Realizacja i odbiór
Powstają protokoły, gwarancja i pełna historia wykonanych działań.
Serwisy i dalsza obsługa
System pilnuje terminów i przypomina o kolejnych działaniach przez lata.
Koniec z przepisywaniem danych po wizycie
Najwięcej czasu i błędów powstaje wtedy, gdy dane z wizyty są wpisywane kilka razy. Ta część systemu usuwa właśnie ten problem.
Dane wpisywane raz, od razu w terenie
Technik zbiera pomiary, zdjęcia, uwagi i podpis klienta bezpośrednio w aplikacji webowej PWA, czyli stronie działającej jak aplikacja. Nie trzeba później przepisywać tego do kolejnych plików.
Szybszy obieg informacji
Po zapisaniu danych biuro od razu widzi komplet materiałów potrzebnych do przygotowania oferty i dalszych działań.
Mniej błędów i mniej braków
System pilnuje wymaganych pól i porządkuje dane w jednym standardzie. To zmniejsza ryzyko pomyłek i brakujących informacji.
AI ma pomagać tam, gdzie naprawdę oszczędza czas
Nie chodzi o modny dodatek. Chodzi o realne wsparcie w pracy handlowej, technicznej i operacyjnej.
Wsparcie handlowca Etap 3
Podsumowanie historii klienta, pomoc w pisaniu wiadomości i wskazanie kolejnego kroku w sprawie.
Wsparcie technika Etap 3
Pomoc w interpretacji danych z wizyty i korzystaniu z wiedzy technicznej AQUAPOL.
Kontrola jakości danych Etap 4
Wskazywanie braków, niespójności i miejsc, które trzeba poprawić przed wysyłką dokumentów.
Trzy sposoby realizacji projektu
Porównanie dla 17 użytkowników. Pokazujemy koszt pierwszego roku i to, co firma realnie dostaje. Wybór wariantu należy do AQUAPOL POLSKA — ten materiał ma dać decyzji twarde podstawy, a nie ją wymuszać.
- dobry do prostszego procesu sprzedaży
- koszt rośnie wraz z zespołem
- aplikacja dla technika i część automatyzacji wymagają dodatkowych prac
- kilka stron do koordynacji
- niższa opłata za użytkownika niż w wariancie A
- lepsza baza do pracy z dokumentami
- duża część logiki AQUAPOL nadal wymaga dodatkowych prac
- mniej partnerów wdrożeniowych
- jedno miejsce do pracy zamiast kilku arkuszy i plików
- szybsze oferty i mniej ręcznego przepisywania danych
- jeden standard pracy dla całego zespołu
- lepsza kontrola nad wynikami, zadaniami i terminami
- sprawniejsze planowanie montaży i serwisów
- pełna własność kodu po stronie AQUAPOL
| Kryterium | Livespace | Tillio | System dedykowany |
|---|---|---|---|
| Koszt 1. roku | 203–365 tys. zł | 183–343 tys. zł | 179–188 tys. zł |
| Dopłata za kolejnych użytkowników | tak | tak | nie |
| Aplikacja dla technika | dodatkowe prace | dodatkowe prace | w cenie |
| Tworzenie dokumentów jednym kliknięciem | dodatkowe prace | częściowo | w cenie |
| Integracja z KSeF | dodatkowe prace | dodatkowe prace | w cenie |
| Asystent AI | dodatkowe prace | dodatkowe prace | w cenie |
| Własność kodu | po stronie dostawcy | po stronie dostawcy | po stronie AQUAPOL |
| Liczba stron do kontaktu | 2–3 | 2–3 | 1 |
Co warto rozważyć przy wyborze wariantu
Decyzja należy do AQUAPOL POLSKA. Poniższe pytania pomagają ustawić ją w odpowiednim kontekście.
Warunki finansowe i zakres
To współpraca w stałej cenie miesięcznej. Celem nie jest sprzedanie kolejnego narzędzia, ale uporządkowanie najdroższych obszarów chaosu.
Stała cena miesięczna
17 500 zł netto przez 10 miesięcy. Faktura na koniec miesiąca, termin płatności 14 dni.
Łączna wartość umowy
175 000 zł netto. Zaliczka 8 750 zł netto przy podpisaniu umowy.
Bez limitu użytkowników
Nie ma dopłaty za 17, 50 czy 200 użytkowników. Cena nie rośnie wraz z zespołem.
Własność po stronie AQUAPOL
Kod, konta techniczne i klucze dostępu są po stronie AQUAPOL. To ogranicza ryzyko zamknięcia u jednego dostawcy.
Koszty poza umową
Hosting, dostęp do modeli AI, czyli sztucznej inteligencji, i ewentualne płatne usługi zewnętrzne. Szacunkowo około 4–12 tys. zł rocznie.
Czas realizacji
10 miesięcy od startu do wdrożenia oraz 30 dni wsparcia po wdrożeniu.
Efekt dla zespołu i zarządu
Pierwsza wersja systemu ma dać szybszą pracę operacyjną i większą kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie.
Obszary, które porządkujemy
- jedna karta klienta, obiektu i projektu
- jeden proces od zgłoszenia do realizacji
- jedno miejsce do planowania wizyt, montaży i serwisów
- jedno źródło danych dla biura, handlu i techników
Efekty dla firmy
- mniej ręcznej pracy i mniej przepisywania
- szybsze oferty i dokumenty
- większa standaryzacja pracy
- większa kontrola nad wynikami, terminami i odpowiedzialnością
| Obszar | Dziś bez systemu | Po wdrożeniu |
|---|---|---|
| Oferty | dużo pracy ręcznej i przepisywania | szybsze tworzenie na bazie jednych danych |
| Dane o kliencie | rozrzucone po plikach i osobach | jedna historia klienta w jednym miejscu |
| Planowanie działań | trudne i czasochłonne | jeden harmonogram i lepsza kontrola terminów |
| Raportowanie | brak jasnego obrazu sytuacji | szybszy wgląd w wyniki i obciążenie zespołu |
| Standaryzacja | każdy pracuje trochę inaczej | jeden proces dla całej firmy |