Start/Etat czy z zewnątrz
Kogo zatrudnić, gdy nie wyrabiasz — kierownik operacyjny, dyrektor operacyjny czy ktoś z zewnątrz
Firma ma dwadzieścia kilka osób. Klienci są, robota jest, ludzie znają się na swojej pracy. Tylko robi się bałagan: kto gdzie jutro jedzie, czego brakuje na budowie, dlaczego ta oferta jeszcze nie wyszła, kto miał zadzwonić do klienta. Wszystko trafia do Ciebie i przestajesz wyrabiać.
Naturalny odruch jest jeden: trzeba kogoś zatrudnić. Tylko kogo dokładnie, ile to kosztuje i czy na pewno etat jest tu właściwą odpowiedzią.
Poniżej odpowiedź na wszystkie trzy pytania — łącznie z uczciwą informacją, kiedy etat jest lepszy niż to, czym zajmuję się ja.
Kogo właściwie potrzebujesz
Przy dwudziestu kilku osobach najczęściej nie potrzebujesz dyrektora operacyjnego. Potrzebujesz kierownika operacyjnego albo koordynatora — kogoś pomiędzy Tobą a brygadzistami czy zespołem. Różnica nie jest kosmetyczna.
| Stanowisko | Za co odpowiada | Kiedy ma sens |
|---|---|---|
| Koordynator | Bieżące rozdzielanie pracy, terminy, kontakt z ekipami. Wykonuje ustalony sposób pracy. | 10–20 osób, sposób pracy jest już ustalony |
| Kierownik operacyjny | Codzienne zarządzanie realizacją, decyzje w ustalonych granicach, ludzie pod sobą. | 20–50 osób, potrzebna warstwa między właścicielem a wykonaniem |
| Dyrektor operacyjny | Całość operacji, odpowiedzialność za wyniki, budowanie struktury i standardów. | zwykle powyżej 50 osób albo kilka lokalizacji |
Zatrudnienie dyrektora operacyjnego przy firmie 25-osobowej kończy się często tym, że po pół roku okazuje się, iż ta osoba nie ma czym zarządzać na pełny etat — bo w firmie nie ma jeszcze struktury, którą miałaby prowadzić.
Zakres obowiązków kierownika operacyjnego
Jeśli zdecydujesz się zatrudniać, to jest lista, od której warto zacząć pisanie ogłoszenia. Taka osoba powinna odpowiadać za:
Ostatni punkt jest najważniejszy i najczęściej pomijany. Jeśli po zatrudnieniu nadal to Ty dzwonisz po informacje, nic się nie zmieniło — dołożyłeś tylko jedną osobę do listy płac.
Jak powinna wyglądać struktura
Właściciel
Klienci, sprzedaż, finanse, większe decyzje i rozwój firmy.
Kierownik operacyjny
Odpowiada za to, żeby firma wykonała to, co sprzedałeś.
2–4 brygadzistów albo liderów
Prowadzą swoje ekipy i raportują kierownikowi.
Pracownicy
Wykonują robotę, o którą nikt nie musi dopytywać.
Ty zajmujesz się wtedy klientami, sprzedażą, finansami, większymi decyzjami i rozwojem firmy. Kierownik operacyjny odpowiada za to, żeby firma wykonała to, co sprzedałeś.
To jest ten podział, którego przy dwudziestu kilku osobach zwykle brakuje — i dlatego wszystko wraca do właściciela.
Czego szukać w kandydacie
Pięć do dziesięciu lat w branży to minimum, ale doświadczenie techniczne jest tu drugorzędne. Ważniejsze:
Kogo unikać
Najlepszego fachowca w firmie. Zwłaszcza takiego, który mówi:
To jest zdanie świetnego wykonawcy i fatalnego kierownika. Awansowanie takiej osoby kończy się zwykle tak, że tracisz najlepszego montera i nie zyskujesz organizatora.
Ile to kosztuje naprawdę
Pensja to nie wszystko. Realny koszt składa się z kilku pozycji, o których łatwo zapomnieć przy planowaniu.
| Pozycja | Rząd wielkości |
|---|---|
| Wynagrodzenie brutto | sprawdź w aktualnym raporcie płacowym dla swojej branży i regionu — widełki dla kierownika operacyjnego różnią się mocno między województwami |
| Składki pracodawcy | ok. 20–22% ponad brutto |
| Auto, telefon, laptop, narzędzia | zależnie od charakteru pracy |
| Urlopy, chorobowe, szkolenia | doliczyć do kosztu rocznego |
| Rekrutacja | 2–4 miesiące szukania, ewentualnie prowizja agencji |
| Wdrożenie, zanim zacznie działać samodzielnie | 3–6 miesięcy |
Ostatnia pozycja jest zwykle najbardziej niedoceniana. Od decyzji o zatrudnieniu do momentu, w którym ta osoba realnie Cię odciąża, mija najczęściej pół roku do roku. Przez ten czas płacisz i nadal wyrabiasz sam.
Pierwszy wiersz tabeli nie ma widełek. Nie wstawiam liczby z głowy: to jedyna pozycja, którą czytelnik może sprawdzić w minutę, więc pomyłka kosztuje wiarygodność całej tabeli.
Weź widełki kierownika operacyjnego (nie dyrektora) z raportu płacowego dla firm usługowych i technicznych, wstaw je w wiersz i dopisz źródło w przypisie pod tabelą. Poprzednia wersja tej strony robiła to tak: „Wyliczenie kosztu pracodawcy według kalkulatora Pracuj.pl dla Firm. Wynagrodzenie przyjęte konserwatywnie — na rynku spotyka się wyższe stawki.”
Nie przenoś tu liczby 18 000 zł z poprzedniej wersji — tamta dotyczyła dyrektora operacyjnego, czyli innego stanowiska.
Ale samo zatrudnienie może nie wystarczyć
I tu jest rzecz, którą warto przemyśleć przed wystawieniem ogłoszenia.
Zastanów się, co dokładnie ta osoba przejmie. Jeśli w firmie nie jest nigdzie zapisane, kto co przekazuje, jakie są zasady wyceniania, do jakiej kwoty można zdecydować bez pytania i gdzie stoi które zlecenie — to nowy kierownik nie dostanie systemu do prowadzenia. Dostanie ten sam chaos, tylko z drugiej strony.
W praktyce dzieje się wtedy jedno z dwóch. Albo zaczyna pytać Ciebie o wszystko — i po trzech miesiącach jesteś w punkcie wyjścia, tylko z wyższymi kosztami. Albo buduje własny sposób pracy, znany tylko jemu — i gdy odejdzie, wszystko wraca do Ciebie.
Dlatego przy dwudziestu kilku osobach zwykle potrzebne są dwie rzeczy naraz: człowiek, który przejmie codzienne decyzje, oraz sposób pracy, który da się przejąć.
Prosty test przed zatrudnieniem
Wyobraź sobie, że nowa osoba zaczyna w poniedziałek. Odpowiedz sobie na pięć pytań:
- Skąd się dowie, jakie zlecenia są w toku i na jakim etapie?
- Skąd się dowie, jak wyceniacie i gdzie robicie wyjątki?
- Do jakiej kwoty może zdecydować sama, bez pytania Ciebie?
- Gdzie zapisane jest, kto komu przekazuje robotę i w którym momencie?
- Co się stanie z tą wiedzą, jeśli za rok odejdzie?
Jeśli na większość pytań odpowiedź brzmi „będzie musiała mnie zapytać” — samo zatrudnienie problemu nie rozwiąże.
Trzy drogi, nie dwie
| Droga | Kiedy ma sens | Ryzyko |
|---|---|---|
| Zatrudnić na etat | Gdy sposób pracy jest już ustalony i potrzebujesz kogoś, kto go poprowadzi na co dzień. Powyżej 30–40 osób praktycznie zawsze. | Rekrutacja kilka miesięcy, wdrożenie pół roku, a jeśli się nie sprawdzi — zaczynasz od zera. |
| Wynająć kogoś z zewnątrz na kilka miesięcy | Gdy problem jest jednorazowy: firma przez lata narosła i trzeba to raz poukładać. Nie potrzebujesz codziennego nadzoru, tylko uporządkowania. | Nie zastąpi kierownika na co dzień. Jeśli po zakończeniu nikt tego nie pilnuje, część rzeczy wróci do starego. |
| Najpierw poukładać, potem zatrudnić | Gdy chcesz zatrudnić, ale nie wiesz dokładnie kogo ani co ta osoba miałaby przejąć. | Wydłuża drogę do zatrudnienia o kilka miesięcy. |
O trzeciej drodze mówi się najrzadziej, a bywa najtańsza. Ktoś z zewnątrz układa sposób pracy, a potem przejmuje go osoba z Twojego zespołu — już z gotowym opisem, jak to działa. Wtedy nie szukasz kierownika na rynku, tylko awansujesz kogoś, kto zna firmę od środka, i dajesz mu narzędzie zamiast samego tytułu.
Daniel Tabiś jest zewnętrznym managerem operacyjnym dla firm usługowych i technicznych zatrudniających od 10 do 50 osób. Wchodzi do firmy, ustala, gdzie robota się zatyka, i układa to tak, żeby dało się przekazać komuś innemu — łącznie z budową narzędzi, jeśli są potrzebne. Rola bywa nazywana też interim managerem, interim COO albo zewnętrznym dyrektorem operacyjnym.
Kiedy etat jest lepszy
Zajmuję się tą drugą drogą, więc mam w tym interes. Dlatego wprost:
Jeśli firma ma powyżej pięćdziesięciu osób i potrzebuje kogoś, kto codziennie pilnuje roboty — zatrudniaj. Nie ma o czym dyskutować.
Jeśli rośniecie szybko i za rok będziecie dwa razy więksi — też etat. Ktoś musi rosnąć razem z firmą.
Jeśli w firmie jest już ktoś, kto nieformalnie tym zarządza i brakuje mu tylko tytułu, mandatu i narzędzi — nie potrzebujesz nikogo z zewnątrz. Potrzebujesz pomóc tej osobie.
Jeśli problem jest finansowy, a nie organizacyjny — to dwie różne sprawy i mieszanie ich kończy się źle.
Kiedy warto rozważyć kogoś z zewnątrz
Jeśli problem jest jednorazowy. Firma przez lata narosła i trzeba to raz porządnie poukładać, a potem już samo działa.
Jeśli nie wiesz dokładnie, kogo szukasz. Po kilku miesiącach będziesz wiedział, jakiej osoby potrzebujesz — albo że nie potrzebujesz żadnej.
Jeśli celem jest odciążenie, a nie powiększanie firmy. Zatrudnienie kolejnej osoby do zarządzania to nadal kolejna osoba na liście płac.
Jeśli próbowałeś już zatrudniać i nie wyszło. To zwykle znak, że problem nie leżał w człowieku, tylko w tym, że nie było czego przejąć.
Częste pytania
Czym różni się kierownik operacyjny od dyrektora operacyjnego?
Kierownik operacyjny zarządza codzienną realizacją: rozdziela pracę, pilnuje terminów, kontaktuje się z zespołami i podejmuje decyzje w ustalonych granicach. Dyrektor operacyjny odpowiada za całość operacji, wyniki i budowanie struktury. Przy firmie 20–50 osób zwykle właściwym wyborem jest kierownik, a nie dyrektor.
Jaki jest zakres obowiązków kierownika operacyjnego?
Rozdzielanie ludzi na zlecenia, ustalanie kto gdzie i co robi, pilnowanie terminów i materiałów, codzienny kontakt z brygadzistami, reagowanie na opóźnienia i braki, rozwiązywanie bieżących problemów bez angażowania właściciela oraz raportowanie właścicielowi zamiast odbierania od niego poleceń.
Ile trwa, zanim nowy kierownik zacznie realnie odciążać właściciela?
Rekrutacja zajmuje zwykle dwa do czterech miesięcy, a wdrożenie kolejne trzy do sześciu. W praktyce od decyzji o zatrudnieniu do momentu, w którym ta osoba działa samodzielnie, mija pół roku do roku.
Czy lepiej awansować kogoś z firmy, czy zatrudnić z zewnątrz?
Awans ma sens, jeśli ta osoba już nieformalnie koordynuje pracę i brakuje jej tylko mandatu oraz narzędzi. Nie ma sensu awansowanie najlepszego fachowca wyłącznie dlatego, że jest najlepszy — dobry wykonawca i dobry organizator to dwie różne rzeczy.
Co jeśli zatrudnię kierownika, a nadal wszystko będzie wracać do mnie?
To najczęstszy scenariusz i zwykle oznacza, że nie było czego przejąć. Jeśli nigdzie nie jest zapisane, kto co przekazuje, jak wyceniacie i do jakiej kwoty można zdecydować bez pytania, nowa osoba nie dostaje systemu do prowadzenia, tylko ten sam chaos z drugiej strony.
Ile kosztuje ktoś z zewnątrz w porównaniu z etatem?
Przy modelu zewnętrznym płaci się stałą stawkę miesięczną za ustaloną liczbę dni, bez składek, auta, sprzętu i urlopów, i bez kosztu rekrutacji. Praca zaczyna się w pierwszym tygodniu, a nie po pół roku wdrożenia. Współpracę można też zakończyć, gdy zakres się wyczerpie — bez wypowiedzenia i odprawy.
Porozmawiajmy przez pół godziny
Powiedz, jak dziś wygląda u Was przekazywanie roboty. Powiem, czy w Twojej sytuacji lepszy jest etat, czy ktoś na kilka miesięcy — także wtedy, gdy odpowiedzią jest etat.
Pół godziny przez telefon. Powiem, czy w Twojej sytuacji lepszy jest etat.