Policz, ile Cię kosztuje ręczna robota

Ile kosztuje firmę ręczne przepisywanie danych i jak to policzyć?

Policz to tak: liczba osób × godziny tygodniowo × pełny koszt godziny × 4,33 tygodnia. Przy trzech osobach, które tracą po cztery godziny tygodniowo, i koszcie 60 zł za godzinę wychodzi około 3 100 zł miesięcznie, czyli blisko 37 000 zł rocznie. Konfigurator wyżej liczy tym samym wzorem, tylko na Twoich liczbach — suwaki są na ostatnim kroku.

Pełny koszt godziny to nie pensja na rękę, tylko koszt dla firmy razem z podatkami i składkami — zwykle 50–90 zł. Licz ostrożnie i tylko powtarzalne rzeczy: przepisywanie, składanie raportów, pilnowanie terminów, szukanie po mailach.

Dlaczego liczę przejścia, a nie etapy

Kwota to dopiero drugi wynik. Pierwszy jest ważniejszy: ile razy ta sama informacja zmienia miejsce zamieszkania. Każda taka zmiana to ktoś, kto siada i wpisuje ją od nowa — i jedna okazja, żeby coś wypadło po drodze.

Dlatego konfigurator pyta nie o to, jakie macie etapy, tylko gdzie przy każdym z nich mieszka informacja: w głowie, na kartce, w mailu, w Excelu czy w programie. Liczy się to, co dzieje się pomiędzy etapami.

Stąd wniosek, który dla mnie jest najważniejszy w tym narzędziu: dołożenie kolejnego Excela albo formularza na jednym etapie nie zmniejsza tej liczby. Zmniejsza ją dopiero połączenie miejsc tak, żeby informacja przechodziła dalej sama. To dlatego zwykle nie zaczynam od kupowania programu.

Dwa miejsca są przerwaniem zawsze, nawet gdy dwa sąsiednie etapy korzystają z tego samego: głowa i kartka. Pamięć i papier nie przenoszą informacji dalej same — ktoś musi je przepisać.

Czego ten wynik nie mówi

To nie jest obietnica oszczędności. Części ręcznej pracy nie da się zdjąć, a części nie warto: koszt poprawienia bywa wyższy niż to, co się zaoszczędzi. Które kawałki warto ruszyć, pokazuje dopiero audyt w konkretnej firmie.

To też nie jest ocena ludzi. Mapa pokazuje, jak ułożona jest robota, a nie kto pracuje źle.

Ta liczba pokazuje co innego i to jest jej sens: że ta praca w ogóle kosztuje. Zwykle nikt jej nie liczy, bo nie ma jej na żadnej fakturze. Siedzi rozsypana po godzinach ludzi, którzy „przecież i tak są”. A większość tej roboty i tak przechodzi przez jedną osobę — przez Ciebie.

Kto to policzył

Nazywam się Daniel Tabiś. Wchodzę do firm usługowych i technicznych zatrudniających od 10 do 50 osób i porządkuję to, co przez lata narosło: wyceny, zlecenia, przekazywanie roboty. Zaczynamy od audytu — 6 000 zł netto. Potem zostaję i układam to, co z niego wyszło, od 10 000 zł netto miesięcznie. Pracuję zdalnie, a jak trzeba, przyjeżdżam.

Jeśli chcesz zobaczyć, co się z tym da zrobić, tak to wygląda w praktyce. Jeśli zastanawiasz się, czy nie lepiej zatrudnić kogoś na etat, porównałem to z trzema innymi drogami. A jeśli decyzja o zatrudnieniu już zapadła, opisałem zakres obowiązków, strukturę i realny koszt.