Firma działa, ale wszystko przechodzi przez Ciebie.
Zewnętrzny manager operacyjny: znajduję, projektuję i sam wdrażam.
Masz kilkanaście lat na rynku i ludzi, którym ufasz. Tylko wyceny nadal robisz sam, bo nikt inny tego nie policzy tak, żeby się zgadzało. Jak wyjeżdżasz na tydzień, telefon dzwoni dokładnie tak samo.
Pół godziny rozmowy. Bez prezentacji i bez zobowiązań.
Poznajesz to?
- Wyceny robisz sam. Próbowałeś oddać komuś, wróciło z błędami i już nie próbujesz.
- Połowa firmy jest w Twojej głowie, druga połowa w Excelu, którego nikt poza Tobą nie rozumie.
- Zatrudniłeś więcej ludzi niż pięć lat temu, a pracujesz dłużej.
- Zlecenia przekazuje się na słowo i na kartce. Czasem coś przepada.
- Dane wędrują z maila do Excela, a z Excela do programu. Ktoś musi je przepisać.
- Terminy przeglądów i umów pilnuje zeszyt albo pamięć jednej osoby.
- Nie pamiętasz, kiedy ostatnio byłeś na urlopie i nie odbierałeś telefonu.
- Wiesz, że firma bez Ciebie stanie. I to zaczyna Ci ciążyć.
Jeśli chcesz zobaczyć, ile Cię to kosztuje w złotówkach, przelicz sobie.
Nikt tu nie zawinił. Tak rośnie każda firma. Ale tę pracę da się znaleźć, policzyć i uprościć.
Zobacz swoją firmę jako kilka miejsc, przez które przechodzi robota
Tu płynie gładko
Robota wchodzi i wychodzi, nikt na nic nie czeka.
Tu się zatyka
Robota wchodzi szybciej, niż wychodzi, więc kolejka rośnie. To jest wąskie gardło i to ono decyduje, jak szybko pracuje cała firma. Nie ci, którzy się najbardziej starają.
Tu wraca — i to jest najdroższe
Robota wychodzi i wraca. Bo powstała na niepełnych danych, bo ktoś czegoś nie wiedział. Robi się ją dwa razy, a płaci się wiele więcej.
W większości firm tego po prostu nie widać. Nigdzie się nie zapisuje, więc właściciel dowiaduje się o czerwonym miejscu wtedy, kiedy klient dzwoni z pretensjami. Tak samo działa to przy ofertach: nie widzisz, gdzie klient się zatrzymał — opisałem to na przykładzie zestawień z konkurencją.
Odpowiadam wprost, bez rozbiegu. Jeśli szukasz szerzej, dalej jest o tym, jak wygląda współpraca i ile kosztuje.
Jak oddać komuś wyceny, skoro nikt inny ich nie policzy?
Nie oddaje się wyceny. Oddaje się sposób liczenia. Najpierw spisujemy, co i w jakiej kolejności bierzesz pod uwagę, łącznie z wyjątkami, które masz w głowie i których nigdzie nie ma na papierze.
Dopiero to da się komuś przekazać albo zamknąć w narzędziu, które samo pilnuje, żeby się zgadzało. U dealera maszyn leśnych wycena schodziła kilka dni nie dlatego, że liczenie jest trudne, tylko dlatego, że musiała przejść przez konkretnego człowieka. Tak to wyglądało.
Nie mogę wyjechać na urlop, bo firma stanie
Firma nie staje dlatego, że ludzie są słabi. Staje dlatego, że decyzje wymagają informacji, które są tylko u Ciebie — kto jest komu co winien, co obiecaliśmy klientowi w zeszłym roku, dlaczego akurat tej robocie dajemy inny termin.
Urlop jest dobrym testem. Wypisz, w jakich sprawach dzwonili do Ciebie ostatnim razem. Dostaniesz gotową listę rzeczy do wyjęcia z głowy — i to jest dokładnie ta lista, od której zaczynam.
Zatrudniam więcej ludzi niż pięć lat temu, a pracuję dłużej. Co robię źle?
Zwykle nic. Każda nowa osoba dokłada uzgodnienia, a uzgodnienia idą przez Ciebie, bo tylko Ty masz pełny obraz. Więcej ludzi bez zapisanych zasad znaczy więcej pytań do właściciela, nie mniej.
To się nie odwraca samo przez zatrudnienie kolejnej osoby. Odwraca się wtedy, gdy zasady przestają być w Twojej głowie, a zaczynają być w miejscu, do którego ludzie mają dostęp bez pytania Cię o zgodę.
Czym się zajmuję i dla jakich firm pracuję
Nazywam się Daniel Tabiś. Wchodzę do firm usługowych i technicznych zatrudniających od 10 do 50 osób i sprawiam, żeby było widać, gdzie robota się zatyka.
Zasada jest zawsze ta sama: coś się dzieje, to się zapisuje, i dzięki temu wiadomo, co robić najpierw. Sygnał, zapis, kolejność.
Zaczynamy od audytu — 6 000 zł. Przez ten czas siedzę w firmie i sprawdzam, gdzie robota się zatyka. Potem zostaję i to układam — 10 000 zł miesięcznie. Nie zatrudniasz mnie na etat.
Pracuję zdalnie, a jak trzeba, przyjeżdżam. Rozliczam się z Intersell Daniel Tabiś, NIP 8842704786: umowa i faktura VAT. Ceny netto.
Robię to od sześciu lat. Wcześniej: controlling, wdrożenia systemów ERP i Business Intelligence, programowanie aplikacji biznesowych. Od 2022 prowadzę operacyjnie i strategicznie poradnię psychologiczną Mind Concept: grafiki specjalistów, rezerwacje, płatności, rozliczenia, procedury, rekrutacja, oferta B2B. Znam pracę firmy usługowej od środka, bo prowadzę własną. Opisane wdrożenia to te, które mogę pokazać — reszta roboty szła przez firmy, dla których pracowałem.
Uczciwie: nie jestem pełnym dyrektorem operacyjnym.
Nie przejmuję odpowiedzialności za wyniki całej firmy, sprzedaż ani finanse. Biorę odpowiedzialność za audyt, plan, wdrożenie i doprowadzenie usprawnień do faktycznego działania. Jeśli potrzebujesz kogoś, kto codziennie pilnuje roboty, rozpisałem to z liczbami: etat czy z zewnątrz.
Nie zostawiam raportu
Konsultant operacyjny przyjeżdża, mapuje procesy, robi warsztaty i zostawia rekomendacje. Potem wdrożyć musisz sam.
A skoro nie masz czasu, żeby poukładać firmę, to nie masz go też na wdrażanie czyjegoś raportu. Dlatego takie projekty najczęściej kończą się segregatorem na półce.
U mnie audyt to dopiero początek. To, co z niego wyjdzie, potem robię — układam proces, buduję oprogramowanie tam, gdzie jest potrzebne, i zostaję, aż zacznie działać bez przypominania.
Nie doradzam, tylko rozwiązuję.
Czy to jest dla firmy takiej jak moja?
Jeśli jesteś firmą usługową, techniczną albo terenową, masz 10–50 osób i zarządzasz nią bezpośrednio — tak. Nie pracuję z korporacjami ani z jednoosobowymi działalnościami. W firmach tej wielkości ta sama robota rozkłada się zwykle na cztery osoby.
Administracja
Przepisuje dane z maili, formularzy i faktur, ręcznie rozsyła przypomnienia, szuka informacji po folderach i składa raporty na piechotę.
Handlowcy
Notatki po spotkaniach, zdjęcia z terenu, oferty i follow-upy rozjechane między telefonem, mailem i plikami, a domykanie ginie po drodze.
Koordynator / operacje
Zlecenia, statusy, terminy, przypisanie ludzi, dokumenty, sprzęt i przeglądy, wszystko trzymane w kilku miejscach i w głowie.
Właściciel
Wyjątki, decyzje i wyceny i tak lądują na nim. Najważniejsza wiedza siedzi tylko w jego głowie. To on jest wąskim gardłem.
Firmy usługowe, techniczne i terenowe, 10–50 osób (najczęściej 15–35), zarządzane bezpośrednio przez właściciela, z procesami przechodzącymi przez kilka stanowisk i chaosem ręcznej pracy pomiędzy narzędziami.
Nie chcę konsultanta od prezentacji. Co robisz konkretnie?
Wchodzę i robię robotę razem z Twoimi ludźmi. Nie zostawiam raportu z rekomendacjami do samodzielnego wdrożenia — zostawiam rzeczy, które działają. Konkretnie sześć rodzajów roboty:
Da się przestać być potrzebnym do każdej decyzji?
Da się, ale nie w miesiąc i nie przez kupienie programu. Trzeba wyjąć z Twojej głowy to, co tam siedzi, i zapisać tam, gdzie ludzie mają do tego dostęp. Zajmuje to zwykle 3–6 miesięcy i wygląda tak:
Rozmowa
Opowiadasz, co u Was robi się ręcznie. Ja mówię, czy widzę w tym sens, bez owijania.
Audyt — 6 000 zł
Siedzę w firmie i sprawdzam, gdzie robota się zatyka. Rozmawiam z Tobą i Twoimi ludźmi, oglądam, jak naprawdę pracuje administracja, sprzedaż i operacje. Pierwsze proste usprawnienia wdrażam od razu.
Mapa i kolejność
Dostajesz listę miejsc, w których robota się zatyka albo wraca, i kolejność, w jakiej warto je ruszać.
Zostaję i układam — 10 000 zł/mies.
Robię to, co wyszło z audytu. Buduję oprogramowanie tam, gdzie jest potrzebne, i zostaję, aż zacznie działać bez przypominania. Zdalnie; jak trzeba, przyjeżdżam.
Przekazanie
Dokumentacja, nauczeni ludzie, opieka po wdrożeniu. Wszystko zostaje w firmie.
Tak to wygląda za każdym razem. U dealera maszyn i w poradni psychologicznej był rdzeń zadania: konfigurator wycen, system rezerwacji. A w trakcie pracy wychodziły kolejne tematy: coś, o czym nikt nie powiedział na starcie, coś do rozbudowania, nowa potrzeba jak rozliczenia B2B. Nie robiłem wtedy nowej wyceny co tydzień, pracowałem dalej, aż działało. Miesięczna współpraca to uczciwe nazwanie tego sposobu pracy.
Policz, ile kosztuje Was ręczna robota.
Trzy suwaki, zero podawania maila. Wpisz swoje liczby i zobacz, ile miesięcznie kosztuje praca, którą Twoi ludzie wykonują ręcznie na komputerze: przepisywanie, składanie raportów, pilnowanie terminów, szukanie po mailach.
administracja, handlowcy, koordynator: każdy, kto przepisuje, raportuje albo pilnuje ręcznie
ostrożnie: policz tylko powtarzalne rzeczy (przepisywanie, raporty, statusy, przypomnienia)
pełny koszt dla firmy (z podatkami i składkami), nie pensja na rękę, zwykle 50–90 zł
Firmy, w których to zrobiłem.
Każde zaczęło się od jednej ręcznej rzeczy, a skończyło na narzędziu, które zostało w firmie. Opisuję konkretnie, co było, co zrobiliśmy i co nie wyszło: pełne opisy wdrożeń.
Koniec z prowizją od każdej rezerwacji — własny system zamiast portalu
Portal brał abonament, opłatę od każdej nowej rezerwacji i prowizję od płatności, a dane pacjentów należały do niego, nie do poradni. Zbudowałem własny system na domenie poradni: rezerwacje, grafiki specjalistów, płatności online, przypomnienia i wideowizyty. Do tego firmowe pakiety B2B: pula konsultacji rozdana na kody pracownicze, z rozdzieleniem przepływu pieniędzy od danych.
Cały opis: co zrobiliśmy, ile to kosztowało i co nie wyszło →
Wycena przez telefon → klient sam składa zestaw i widzi cenę
Każda oferta była rozmową telefoniczną: kilkanaście pytań, notatka na kartce, liczenie po rozmowie, oddzwanianie. Godzina pracy na ofertę, w dużej części dla ludzi, którzy tylko sprawdzali ceny. Dziś klient składa zestaw sam, a rabat dostaje po zostawieniu kontaktu. (dealer maszyn leśnych)
Zamiast dzwonić na oślep po wysłaniu oferty, widzisz, kto ją czyta
Kiedy ofertę wysyłasz jako podstronę (a nie PDF), widać, kto do niej wraca i kto utknął na cenniku. Wiesz, do kogo odezwać się najpierw, zamiast obdzwaniać wszystkich po kolei.
Pokazuję to publicznie
Co tydzień na YouTube i Instagramie, jak wygląda ręczna robota w polskich firmach i jak ją upraszczać.
Realna firma, faktura VAT
Intersell Daniel Tabiś, NIP 8842704786. Umowa, faktura, konkretne dane, nie anonim z internetu.
Powiem, kiedy odpuścić
Jeśli tej pracy nie warto ruszać albo lepiej zrobić to inaczej, usłyszysz to ode mnie. Nie robię roboty na siłę.
Zaczynamy mało. Rozbudowujemy tylko to, co się zwraca.
Audyt
Siedzę w firmie i sprawdzam, gdzie robota się zatyka. Wychodzi z tego lista miejsc i kolejność, w jakiej warto je ruszać.
Zostaję i to układam
Robię to, co wyszło z audytu, i zostaję, aż zacznie działać bez przypominania. Zdalnie; jak trzeba, przyjeżdżam.
Oprogramowanie na zamówienie
Panel, konfigurator wycen, baza zleceń. Buduję je wtedy, gdy bez nich czegoś się nie da zrobić — w cenie współpracy albo osobno, zależnie od skali.
Współpracuję z firmami, które chcą realnie uporządkować codzienną pracę, nie z pojedynczym formularzem „na szybko”.
To nie jest system do pilnowania ludzi
Każde stanowisko ma swoje zadanie. Handlowiec ma sprzedawać, koordynator koordynować. A jak zmierzysz, na co realnie schodzi im dzień, często okazuje się, że handlowiec pół tygodnia przepisuje dane i wystawia dokumenty. Nikt tego nie zaplanował. Tak po prostu wyszło.
I odwrotnie — ktoś inny ma zapas, tylko nikt o tym nie wie, bo tego też nikt nie zmierzył.
Buduję to nie po to, żeby kogokolwiek pilnować, tylko żeby było widać, gdzie robota się zatyka — i żeby dało się coś z tym zrobić, zanim zauważy to klient.
Czego nie robię.
Zajmuję się powtarzalną pracą, która zabiera ludziom czas, powoduje błędy albo blokuje właściciela.
Zanim się odezwiesz.
Co zostaje, kiedy skończę i wyjadę?
Zostaje spisane, a nie w mojej głowie. Twoi ludzie robią to sami jeszcze zanim skończę — ja tylko patrzę i poprawiam. Ostatni etap to głównie przekazywanie. Jeśli po moim wyjściu firma wraca do starego, to znaczy, że zrobiłem to źle.
Moi ludzie są tu po dwadzieścia lat. Przyjmą zmiany?
Ludzie po dwudziestu latach zwykle ogarniają najlepiej, bo znają robotę na wylot. Opierają się nie zmianie, tylko temu, że ktoś obcy przychodzi im mówić, jak mają pracować. Dlatego pierwsze trzydzieści dni spędzam głównie na słuchaniu ich. Połowa rozwiązań, które wdrażam, pochodzi od nich, tylko nikt ich wcześniej nie zapytał.
Ile to trwa i kiedy widać efekty?
Pierwsze trzydzieści dni to głównie patrzenie, choć najprostsze rzeczy wdrażam już w trakcie. Konkretne zmiany wchodzą w drugim miesiącu. Różnicę w swoim kalendarzu zobaczysz realnie w trzecim. Całość to zwykle 3–6 miesięcy. Ktoś, kto obiecuje Ci efekty w dwa tygodnie, nie widział jeszcze Twojej firmy.
Czy będziesz mi wymieniał wszystkie programy w firmie?
Nie. Zaczynam od tego, co już masz. Program robi swoje, ja porządkuję pracę wokół niego. Nowe narzędzie wchodzi tylko wtedy, gdy bez niego czegoś się nie da zrobić, i zawsze najprostsze z możliwych. Nie sprzedaję oprogramowania i nie biorę prowizji od żadnego dostawcy.
Czym się różni prawdziwe wdrożenie od kolejnego szkolenia?
Bo nie prowadzę szkoleń. Nie ma prezentacji ani warsztatów. Pracuję razem z Twoimi ludźmi na ich realnej robocie. Efektem nie jest raport ani certyfikat, tylko to, że wycena albo zlecenie wychodzi z firmy bez Ciebie.
Czy to znaczy, że będziesz kontrolował moich ludzi?
Nie. Mierzę, gdzie zatyka się robota, a nie kto ile siedzi przy biurku. Najczęściej okazuje się, że ktoś robi ręcznie rzeczy, których nikt mu nie kazał robić — po prostu tak wyszło przez lata. To jest informacja dla Ciebie, a nie materiał na rozmowę dyscyplinującą.
Czym to się różni od firmy doradczej?
Firma doradcza zostawia raport z rekomendacjami, a wdrożenie jest po Twojej stronie. U mnie audyt jest wstępem — to, co z niego wyjdzie, potem robię. Łącznie z napisaniem oprogramowania, jeśli okaże się potrzebne.
Pracujesz u nas na miejscu czy zdalnie?
Zdalnie, a jak trzeba, przyjeżdżam. Audyt wymaga rozmów z ludźmi i zobaczenia, jak naprawdę pracują, więc wizyty planujemy tam, gdzie mają sens. Nie siedzę u Ciebie na miejscu na stałe i nie za to płacisz.
A co z danymi wrażliwymi i RODO?
Pracuję z myślą o tym od początku, na przykład rozdzielając przepływ pieniędzy od danych wrażliwych tam, gdzie to potrzebne. Im poważniejsze dane, tym większy rygor. Nie jestem prawnikiem, więc szczegóły warto skonsultować.
Pytasz, czy nie taniej zatrudnić kogoś na etat? Rozpisałem to z liczbami. Zastanawiasz się, czy nie zacząć od programu albo firmy doradczej? Tu są cztery drogi z wadami każdej.
Co tydzień pokazuję ręczną robotę w polskich firmach i jak ją upraszczać.
Skąd wiem, co klient czyta w mojej ofercie? (i dlaczego PDF już nie wystarcza)
Obejrzyj →
Jak pokazać cenę usługi, żeby klient nie uciekł
Obejrzyj →
Jak znajduję klientów, zanim zaczną szukać wykonawcy
Obejrzyj →
Wysłałeś ofertę i klient zamilkł? Tu tracisz sprzedaż
Obejrzyj →
Dlaczego klient nie wraca, mimo że zrobiłeś dobrą robotę?
Obejrzyj →
Gdyby Kościół był firmą – audyt najstarszego lejka w Polsce
Obejrzyj →
Jak ogarnąć chaos rozproszonych danych w firmie
Obejrzyj →
Głuchy telefon w Twojej firmie kosztuje więcej, niż myślisz
Obejrzyj →
Klient czeka na wycenę = klient ucieka. Jak to naprawiłem
Obejrzyj →Porozmawiajmy przez pół godziny.
Napisz 2–3 zdania o tym, co u Was robi się ręcznie. Odpowiem, czy widzę w tym sens i od czego bym zaczął w pierwszych 30 dniach. Rozmowa nie kończy się wysłaniem oferty, tylko powiedzeniem Ci, czy w ogóle mogę pomóc.
Pół godziny rozmowy. Bez prezentacji i bez zobowiązań.
Rozmowa, nie pitch. Jeśli nie widzę sensu, powiem wprost, zamiast Cię namawiać.
Gadasz ze mną. Nie z działem, nie z opiekunem klienta. Z osobą, która to robi.
Program robi swoje. Nie wymieniam systemów, porządkuję pracę wokół nich.
Wolisz mailem? kontakt@danieltabis.pl