Firma działa, ale wszystko przechodzi przez Ciebie.
Zewnętrzny manager operacyjny: znajduję, projektuję i sam wdrażam.
Masz kilkanaście lat na rynku i ludzi, którym ufasz. Tylko wyceny nadal robisz sam, bo nikt inny tego nie policzy tak, żeby się zgadzało. Jak wyjeżdżasz na tydzień, telefon dzwoni dokładnie tak samo.
Pół godziny rozmowy. Bez prezentacji i bez zobowiązań.
Poznajesz to?
- Wyceny robisz sam. Próbowałeś oddać komuś, wróciło z błędami i już nie próbujesz.
- Połowa firmy jest w Twojej głowie, druga połowa w Excelu, którego nikt poza Tobą nie rozumie.
- Zatrudniłeś więcej ludzi niż pięć lat temu, a pracujesz dłużej.
- Zlecenia przekazuje się na słowo i na kartce. Czasem coś przepada.
- Dane wędrują z maila do Excela, a z Excela do programu. Ktoś musi je przepisać.
- Terminy przeglądów i umów pilnuje zeszyt albo pamięć jednej osoby.
- Nie pamiętasz, kiedy ostatnio byłeś na urlopie i nie odbierałeś telefonu.
- Wiesz, że firma bez Ciebie stanie. I to zaczyna Ci ciążyć.
Jeśli chcesz zobaczyć, ile Cię to kosztuje w złotówkach, przelicz sobie.
Nikt tu nie zawinił. Tak rośnie każda firma. Ale tę pracę da się znaleźć, policzyć i uprościć.
Zobacz swoją firmę jako kilka miejsc, przez które przechodzi robota
Tu płynie gładko
Robota wchodzi i wychodzi, nikt na nic nie czeka.
Tu się zatyka
Robota wchodzi szybciej, niż wychodzi, więc kolejka rośnie. To jest wąskie gardło i to ono decyduje, jak szybko pracuje cała firma. Nie ci, którzy się najbardziej starają.
Tu wraca — i to jest najdroższe
Robota wychodzi i wraca. Bo powstała na niepełnych danych, bo ktoś czegoś nie wiedział. Robi się ją dwa razy, a płaci się wiele więcej.
W większości firm tego po prostu nie widać. Nigdzie się nie zapisuje, więc właściciel dowiaduje się o czerwonym miejscu wtedy, kiedy klient dzwoni z pretensjami. Tak samo działa to przy ofertach: nie widzisz, gdzie klient się zatrzymał — opisałem to na przykładzie zestawień z konkurencją.
Odpowiadam wprost, bez rozbiegu. Jeśli szukasz szerzej, dalej jest o tym, jak wygląda współpraca i ile kosztuje.
Jak oddać komuś wyceny, skoro nikt inny ich nie policzy?
Nie oddaje się wyceny. Oddaje się sposób liczenia. Najpierw spisujemy, co i w jakiej kolejności bierzesz pod uwagę, łącznie z wyjątkami, które masz w głowie i których nigdzie nie ma na papierze.
Dopiero to da się komuś przekazać albo zamknąć w narzędziu, które samo pilnuje, żeby się zgadzało. U dealera maszyn leśnych wycena schodziła kilka dni nie dlatego, że liczenie jest trudne, tylko dlatego, że musiała przejść przez konkretnego człowieka. Tak to wyglądało.
Nie mogę wyjechać na urlop, bo firma stanie
Firma nie staje dlatego, że ludzie są słabi. Staje dlatego, że decyzje wymagają informacji, które są tylko u Ciebie — kto jest komu co winien, co obiecaliśmy klientowi w zeszłym roku, dlaczego akurat tej robocie dajemy inny termin.
Urlop jest dobrym testem. Wypisz, w jakich sprawach dzwonili do Ciebie ostatnim razem. Dostaniesz gotową listę rzeczy do wyjęcia z głowy — i to jest dokładnie ta lista, od której zaczynam.
Zatrudniam więcej ludzi niż pięć lat temu, a pracuję dłużej. Co robię źle?
Zwykle nic. Każda nowa osoba dokłada uzgodnienia, a uzgodnienia idą przez Ciebie, bo tylko Ty masz pełny obraz. Więcej ludzi bez zapisanych zasad znaczy więcej pytań do właściciela, nie mniej.
To się nie odwraca samo przez zatrudnienie kolejnej osoby. Odwraca się wtedy, gdy zasady przestają być w Twojej głowie, a zaczynają być w miejscu, do którego ludzie mają dostęp bez pytania Cię o zgodę.
Czym się zajmuję i dla jakich firm pracuję
Nazywam się Daniel Tabiś. Wchodzę do firm usługowych i technicznych zatrudniających od 10 do 50 osób i sprawiam, żeby było widać, gdzie robota się zatyka.
Zasada jest zawsze ta sama: coś się dzieje, to się zapisuje, i dzięki temu wiadomo, co robić najpierw. Sygnał, zapis, kolejność.
Zaczynamy od audytu — 6 000 zł. Rozmawiam z Tobą i Twoimi ludźmi i sprawdzam, gdzie robota się zatyka; kończy się to listą miejsc i kolejnością. Jeśli idziemy dalej, zostaję i to układam — od 10 000 zł miesięcznie. Nie zatrudniasz mnie na etat.
Ta rola bywa nazywana różnie: interim manager, interim COO, fractional COO albo zewnętrzny dyrektor operacyjny. Mówię o sobie „zewnętrzny manager operacyjny”, bo najlepiej opisuje to, co robię — ale jeśli szukasz kogoś pod którąkolwiek z tych nazw, to jest mniej więcej ten sam obszar.
Pracuję zdalnie, a jak trzeba, przyjeżdżam. Rozliczam się z Intersell Daniel Tabiś, NIP 8842704786: umowa i faktura VAT. Ceny netto.
Od dziesięciu lat pracuję na stanowiskach operacyjnych i zarządczych. Controlling, wdrożenia systemów ERP i Business Intelligence, programowanie aplikacji biznesowych. Od 2022 współwłaściciel poradni psychologicznej Mind Concept, którą prowadzę operacyjnie i strategicznie: grafiki specjalistów, rezerwacje, płatności, rozliczenia, procedury, rekrutacja, oferta B2B. Znam pracę firmy usługowej od środka, bo prowadzę własną. Zobacz wdrożenia.
Za co biorę odpowiedzialność
Biorę odpowiedzialność za audyt, plan, wdrożenie i doprowadzenie usprawnień do tego, żeby faktycznie działały — i żeby zostały w firmie po moim wyjściu. To jest mój zakres i za to odpowiadam.
Uczciwie: nie jestem pełnym dyrektorem operacyjnym. Nie przejmuję odpowiedzialności za wyniki całej firmy, sprzedaż ani finanse. Jeśli potrzebujesz kogoś, kto codziennie pilnuje roboty, opisałem cztery drogi, łącznie z zatrudnieniem na etat. Jeśli już wiesz, że kogoś zatrudniasz, tu jest, kogo szukać i ile to kosztuje.
Nie zostawiam raportu.
Konsultant operacyjny przyjeżdża, mapuje procesy, robi warsztaty i zostawia rekomendacje. Potem wdrożyć musisz sam.
A skoro nie masz czasu, żeby poukładać firmę, to nie masz go też na wdrażanie czyjegoś raportu. Dlatego takie projekty najczęściej kończą się segregatorem na półce.
U mnie audyt to dopiero początek. To, co z niego wyjdzie, potem robię — układam proces, buduję oprogramowanie tam, gdzie jest potrzebne, i zostaję, aż zacznie działać bez przypominania.
Nie doradzam, tylko rozwiązuję.
Konsultant, interim, fractional COO — gdzie w tym jestem
Ludzie szukają tej pomocy pod różnymi nazwami i łatwo się pogubić. Poniżej to, co się pod nimi kryje, i miejsce, w którym siedzę ja.
| Rola | Co robi | Kiedy jej szukasz |
|---|---|---|
| Konsultant lub firma doradcza | Analizuje i zostawia rekomendacje. Wdrożenie jest po Twojej stronie. | Chcesz diagnozy i masz kogo posadzić do wdrożenia. |
| Zewnętrzny manager operacyjny (to robię ja) | Audyt, plan, wdrożenie i budowa narzędzi. Odpowiadam za to, żeby zaczęło działać i zostało po moim wyjściu. | Masz konkretne miejsca, w których robota się zatyka, i nikogo, kto to ruszy. |
| Interim COO, dyrektor na czas | Przejmuje operacje całej firmy i odpowiada za wynik. Zwykle 6–12 miesięcy. | Odszedł dyrektor operacyjny albo firma jest w kryzysie. |
| Fractional COO | Zewnętrzny członek kadry zarządzającej, 1–2 dni w tygodniu, na stałe. | Potrzebujesz kogoś w zarządzie, ale nie na etat. |
| COO na etacie | To samo co interim, tylko na stałe i z pełną odpowiedzialnością. | Firma powyżej 50 osób, potrzebny codzienny nadzór. |
W praktyce klienci trafiają do mnie pod hasłami interim manager, interim COO i zewnętrzny dyrektor operacyjny — i najczęściej to jest właściwy adres.
Granice się zacierają i różni ludzie nazywają to samo inaczej. Praktyczna różnica jest jedna: czy ktoś zostawia rekomendacje, czy sam je wdraża. Ja wdrażam. Na czym polega taki projekt.
Czy to jest dla firmy takiej jak moja?
Jeśli jesteś firmą usługową, techniczną albo terenową, masz 10–50 osób i zarządzasz nią bezpośrednio — tak. Nie pracuję z korporacjami ani z jednoosobowymi działalnościami. W firmach tej wielkości ta sama robota rozkłada się zwykle na cztery osoby.
Administracja
Przepisuje dane z maili, formularzy i faktur, ręcznie rozsyła przypomnienia, szuka informacji po folderach i składa raporty na piechotę.
Handlowcy
Notatki po spotkaniach, zdjęcia z terenu, oferty i follow-upy rozjechane między telefonem, mailem i plikami, a domykanie ginie po drodze.
Koordynator / operacje
Zlecenia, statusy, terminy, przypisanie ludzi, dokumenty, sprzęt i przeglądy, wszystko trzymane w kilku miejscach i w głowie.
Właściciel
Wyjątki, decyzje i wyceny i tak lądują na nim. Najważniejsza wiedza siedzi tylko w jego głowie. To on jest wąskim gardłem.
Firmy usługowe, techniczne i terenowe, 10–50 osób (najczęściej 15–35), zarządzane bezpośrednio przez właściciela, z procesami przechodzącymi przez kilka stanowisk i chaosem ręcznej pracy pomiędzy narzędziami.
Nie chcę konsultanta od prezentacji. Co robisz konkretnie?
Wchodzę i robię robotę razem z Twoimi ludźmi. Nie zostawiam raportu z rekomendacjami do samodzielnego wdrożenia — zostawiam rzeczy, które działają. Konkretnie sześć rodzajów roboty:
Da się przestać być potrzebnym do każdej decyzji?
Da się, ale nie w miesiąc i nie przez kupienie programu. Trzeba wyjąć z Twojej głowy to, co tam siedzi, i zapisać tam, gdzie ludzie mają do tego dostęp. Zajmuje to zwykle 3–6 miesięcy i wygląda tak:
Rozmowa
Opowiadasz, co u Was robi się ręcznie. Ja mówię, czy widzę w tym sens, bez owijania.
Audyt — 6 000 zł
Rozmawiam z Tobą i Twoimi ludźmi, oglądam, jak naprawdę pracuje administracja, sprzedaż i operacje. Pracuję zdalnie, a na miejscu bywam tyle, ile trzeba, żeby to zobaczyć. Audyt to rozpoznanie i na tym się kończy — wdrażanie jest osobno, niżej.
Mapa i kolejność
Dostajesz listę miejsc, w których robota się zatyka albo wraca, i kolejność, w jakiej warto je ruszać.
Zostaję i układam — od 10 000 zł/mies.
Robię to, co wyszło z audytu. Buduję oprogramowanie tam, gdzie jest potrzebne, i zostaję, aż zacznie działać bez przypominania. Zdalnie; jak trzeba, przyjeżdżam.
Przekazanie
Dokumentacja, nauczeni ludzie, opieka po wdrożeniu. Wszystko zostaje w firmie.
Tak to wygląda za każdym razem. U dealera maszyn i w poradni psychologicznej był rdzeń zadania: konfigurator wycen, system rezerwacji. A w trakcie pracy wychodziły kolejne tematy: coś, o czym nikt nie powiedział na starcie, coś do rozbudowania, nowa potrzeba jak rozliczenia B2B. Nie robiłem wtedy nowej wyceny co tydzień, pracowałem dalej, aż działało. Miesięczna współpraca to uczciwe nazwanie tego sposobu pracy.
Ile razy ta sama informacja jest u Was wpisywana od nowa?
Robota przechodzi przez kilka rąk. Za każdym razem, gdy informacja zmienia miejsce zamieszkania — z maila do Excela, z Excela do głowy koordynatora — ktoś musi ją przepisać. I wtedy właśnie gubią się szczegóły.
Zrobiłem narzędzie, które to mapuje. Odklikujesz swoje etapy, wskazujesz gdzie przy każdym mieszka informacja, a ono pokazuje, ile razy ktoś przepisuje to samo — i ile to kosztuje miesięcznie.
- Pięć kroków, trzydzieści sekund klikania
- Bez podawania maila, nic nie zapisuję
- Na końcu mówi też, czego nie naprawi kolejny Excel
Firmy, w których to zrobiłem.
Każde zaczęło się od jednej ręcznej rzeczy, a skończyło na narzędziu, które zostało w firmie. Opisuję konkretnie, co było, co zrobiliśmy i co nie wyszło: pełne opisy wdrożeń.
Koniec z prowizją od każdej rezerwacji — własny system zamiast portalu
Portal brał abonament, opłatę od każdej nowej rezerwacji i prowizję od płatności, a dane pacjentów należały do niego, nie do poradni. Zbudowałem własny system na domenie poradni: rezerwacje, grafiki specjalistów, płatności online, przypomnienia i wideowizyty. Do tego firmowe pakiety B2B: pula konsultacji rozdana na kody pracownicze, z rozdzieleniem przepływu pieniędzy od danych.
Cały opis: co zrobiliśmy, ile to kosztowało i co nie wyszło →
Wycena przez telefon → klient sam składa zestaw, wycena idzie na maila
Każda oferta była rozmową telefoniczną: kilkanaście pytań, notatka na kartce, liczenie po rozmowie, oddzwanianie. Godzina pracy na ofertę, w dużej części dla ludzi, którzy tylko sprawdzali ceny. Dziś klient przechodzi konfigurator krok po kroku, a pełną wycenę z rabatem dostaje w PDF, gdy zostawi kontakt. (dealer maszyn leśnych)
Zamiast dzwonić na oślep po wysłaniu oferty, widzisz, kto ją czyta
Kiedy ofertę wysyłasz jako podstronę (a nie PDF), widać, kto do niej wraca i kto utknął na cenniku. Wiesz, do kogo odezwać się najpierw, zamiast obdzwaniać wszystkich po kolei.
Pokazuję to publicznie
Co tydzień na YouTube i Instagramie, jak wygląda ręczna robota w polskich firmach i jak ją upraszczać.
Realna firma, faktura VAT
Intersell Daniel Tabiś, NIP 8842704786. Umowa, faktura, konkretne dane, nie anonim z internetu.
Powiem, kiedy odpuścić
Jeśli tej pracy nie warto ruszać albo lepiej zrobić to inaczej, usłyszysz to ode mnie. Nie robię roboty na siłę.
Zaczynamy mało. Rozbudowujemy tylko to, co się zwraca.
Audyt
Rozmawiam z Tobą i Twoimi ludźmi i sprawdzam, gdzie robota się zatyka. Wychodzi z tego lista miejsc i kolejność, w jakiej warto je ruszać. Na tym audyt się kończy.
Zostaję i to układam
Robię to, co wyszło z audytu, i zostaję, aż zacznie działać bez przypominania. Zdalnie; jak trzeba, przyjeżdżam.
Oprogramowanie na zamówienie
Panel, konfigurator wycen, baza zleceń. Buduję je wtedy, gdy bez nich czegoś się nie da zrobić — w cenie współpracy albo osobno, zależnie od skali.
Współpracuję z firmami, które chcą realnie uporządkować codzienną pracę, nie z pojedynczym formularzem „na szybko”.
To nie jest system do pilnowania ludzi
Każde stanowisko ma swoje zadanie. Handlowiec ma sprzedawać, koordynator koordynować. A jak zmierzysz, na co realnie schodzi im dzień, często okazuje się, że handlowiec pół tygodnia przepisuje dane i wystawia dokumenty. Nikt tego nie zaplanował. Tak po prostu wyszło.
I odwrotnie — ktoś inny ma zapas, tylko nikt o tym nie wie, bo tego też nikt nie zmierzył.
Buduję to nie po to, żeby kogokolwiek pilnować, tylko żeby było widać, gdzie robota się zatyka — i żeby dało się coś z tym zrobić, zanim zauważy to klient.
Czego nie robię.
Zajmuję się powtarzalną pracą, która zabiera ludziom czas, powoduje błędy albo blokuje właściciela.
Zanim się odezwiesz.
Czy to jest to samo co interim manager albo fractional COO?
Blisko, ale nie identycznie. Interim COO wchodzi na 6–12 miesięcy i przejmuje odpowiedzialność za operacje całej firmy. Fractional COO jest zewnętrznym członkiem kadry zarządzającej, zwykle 1–2 dni w tygodniu, na stałe. Ja robię coś węższego: audyt, plan, wdrożenie i zbudowanie narzędzi tam, gdzie są potrzebne. Wchodzę na 3–6 miesięcy, kończę i wychodzę, a to, co zbudowaliśmy, zostaje w firmie. Jeśli szukasz kogoś pod którąkolwiek z tych nazw, prawdopodobnie trafiłeś dobrze — porozmawiajmy, a powiem Ci, czy to jest mój zakres.
Co zostaje, kiedy skończę i wyjadę?
Zostaje spisane, a nie w mojej głowie. Twoi ludzie robią to sami jeszcze zanim skończę — ja tylko patrzę i poprawiam. Ostatni etap to głównie przekazywanie. Jeśli po moim wyjściu firma wraca do starego, to znaczy, że zrobiłem to źle.
Moi ludzie są tu po dwadzieścia lat. Przyjmą zmiany?
Ludzie po dwudziestu latach zwykle ogarniają najlepiej, bo znają robotę na wylot. Opierają się nie zmianie, tylko temu, że ktoś obcy przychodzi im mówić, jak mają pracować. Dlatego audyt spędzam głównie na słuchaniu ich. Połowa rozwiązań, które wdrażam, pochodzi od nich, tylko nikt ich wcześniej nie zapytał.
Ile to trwa i kiedy widać efekty?
Audyt nie ma sztywnej ramy — trwa tyle, ile potrzeba, żeby zobaczyć, jak firma naprawdę pracuje. Kończy się listą miejsc i kolejnością, i na tym mógłbyś poprzestać. Jeśli idziemy dalej, układanie jest robotą na miesiące: konkretne zmiany wchodzą zwykle w drugim, różnicę w swoim kalendarzu zobaczysz realnie w trzecim. Całość to 3–6 miesięcy. Ktoś, kto obiecuje Ci efekty w dwa tygodnie, nie widział jeszcze Twojej firmy.
Czy będziesz mi wymieniał wszystkie programy w firmie?
Nie. Zaczynam od tego, co już masz. Program robi swoje, ja porządkuję pracę wokół niego. Nowe narzędzie wchodzi tylko wtedy, gdy bez niego czegoś się nie da zrobić, i zawsze najprostsze z możliwych. Nie sprzedaję oprogramowania i nie biorę prowizji od żadnego dostawcy.
Czym się różni prawdziwe wdrożenie od kolejnego szkolenia?
Bo nie prowadzę szkoleń. Nie ma prezentacji ani warsztatów. Pracuję razem z Twoimi ludźmi na ich realnej robocie. Efektem nie jest raport ani certyfikat, tylko to, że wycena albo zlecenie wychodzi z firmy bez Ciebie.
Czy to znaczy, że będziesz kontrolował moich ludzi?
Nie. Mierzę, gdzie zatyka się robota, a nie kto ile siedzi przy biurku. Najczęściej okazuje się, że ktoś robi ręcznie rzeczy, których nikt mu nie kazał robić — po prostu tak wyszło przez lata. To jest informacja dla Ciebie, a nie materiał na rozmowę dyscyplinującą.
Czym to się różni od firmy doradczej?
Firma doradcza zostawia raport z rekomendacjami, a wdrożenie jest po Twojej stronie. U mnie audyt jest wstępem — to, co z niego wyjdzie, potem robię. Łącznie z napisaniem oprogramowania, jeśli okaże się potrzebne.
Pracujesz u nas na miejscu czy zdalnie?
Zdalnie, a jak trzeba, przyjeżdżam. Audyt wymaga rozmów z ludźmi i zobaczenia, jak naprawdę pracują, więc wizyty planujemy tam, gdzie mają sens. Nie siedzę u Ciebie na miejscu na stałe i nie za to płacisz.
A co z danymi wrażliwymi i RODO?
Pracuję z myślą o tym od początku, na przykład rozdzielając przepływ pieniędzy od danych wrażliwych tam, gdzie to potrzebne. Im poważniejsze dane, tym większy rygor. Nie jestem prawnikiem, więc szczegóły warto skonsultować.
Pytasz, czy nie taniej zatrudnić kogoś na etat, kupić program albo wziąć firmę doradczą? Tu są cztery drogi z wadami każdej.
Co tydzień pokazuję ręczną robotę w polskich firmach i jak ją upraszczać.
Dlaczego dobra odpowiedź AI może prowadzić do złej decyzji
Obejrzyj →
Problem nie siedzi na stanowisku
Obejrzyj →
Za raport odpowiada ktoś. Za sposób nikt
Obejrzyj →
Od czego zaczynam porządkowanie procesów w firmie
Obejrzyj →
Zatrudniasz ludzi, żeby odzyskać czas. I właśnie tu zaczyna się problem.
Obejrzyj →
Jak znaleźć wiedzę, która siedzi tylko w głowach pracowników
Obejrzyj →
Jak sprawdzić, co naprawdę możesz oddać pracownikom
Obejrzyj →
Dokumenty giną między pracownikami? Zbuduj własny obieg
Obejrzyj →
Nie wysyłam ofert w PDF. Widzę, co czyta klient
Obejrzyj →Porozmawiajmy przez pół godziny.
Napisz 2–3 zdania o tym, co u Was robi się ręcznie. Odpowiem, czy widzę w tym sens i od czego bym zaczął. Rozmowa nie kończy się wysłaniem oferty, tylko powiedzeniem Ci, czy w ogóle mogę pomóc.
Pół godziny rozmowy. Bez prezentacji i bez zobowiązań.
Rozmowa, nie pitch. Jeśli nie widzę sensu, powiem wprost, zamiast Cię namawiać.
Gadasz ze mną. Nie z działem, nie z opiekunem klienta. Z osobą, która to robi.
Program robi swoje. Nie wymieniam systemów, porządkuję pracę wokół nich.
Wolisz mailem? kontakt@danieltabis.pl
Albo zadzwoń: +48 570 602 397
Jeśli nie odbieram — buduję. Oddzwaniam tego samego dnia.