Obieg dokumentów w firmie – jak zrobić, żeby pilnował się sam

Dokument wychodzi od pracownika, przechodzi przez kilka osób i wraca do rozliczenia. Po drodze staje. Nie dlatego, że ktoś nie chce, tylko dlatego, że nikt nie zauważył, że teraz to należy do niego.

Obieg dokumentu w firmie to droga od osoby, która go tworzy, przez sprawdzenie i zatwierdzenie, do osoby, która go używa — wystawia fakturę, płaci albo archiwizuje. Zatrzymuje się prawie zawsze w tym samym miejscu: przy przekazaniu między etapami, bo przekazanie nie zostawia po sobie żadnego śladu.

Pokażę, jak sprawić, żeby taki obieg pilnował się sam — bez kupowania systemu i bez zatrudniania kogoś do przypominania. Na tym samym schemacie i z tymi samymi ludźmi.

Gdzie dokładnie staje dokument

Obieg prawie zawsze wygląda tak samo. Ktoś dokument tworzy, ktoś inny sprawdza, ktoś zatwierdza, a na końcu ktoś go używa.

Między tymi etapami dokument jest przekazywany. I to jest jedyne miejsce, w którym coś może się zepsuć.

Bo przekazanie nie zostawia śladu. Mówisz komuś, wysyłasz maila, kładziesz na biurku. Ta osoba jest akurat zajęta, odkłada to na później i zapomina.

A teraz najważniejsze: nikt tego nie widzi. Dokument nie zgłasza się sam. Nigdzie nie jest napisane, że leży u kogoś już czwarty dzień. Żeby się dowiedzieć, trzeba zapytać człowieka — a nie pytasz o coś, o czym zapomniałeś.

Stąd wychodzi cała reszta. Faktura wystawiona tygodnie po robocie. Klient dzwoni ze złością, a nikt nie wie, na którym etapie to stanęło.

Przykład z konkretnej firmy

Proces wygląda tak: pracownik tworzy dokument i puszcza go w obieg. Pierwsza osoba weryfikuje, dwie kolejne akceptują, czwarta zatwierdza i dokument idzie do klienta. Jeśli ktoś po drodze odrzuci, dokument wraca do autora z komentarzem.

Sześć etapów, cztery osoby.

Od razu zaznaczam, bo ktoś zapyta: nie oceniam, czy cztery podpisy są potrzebne. To decyzja firmy i zwykle ma swoje powody. Pokazuję co innego — jak sprawić, żeby ten obieg nie stał, przy tym samym schemacie i tych samych ludziach.

Trzecia droga

Do niedawna były dwie drogi. Pierwsza: kupić system do obiegu dokumentów, czyli osobne narzędzie z licencją, wdrożeniem i kolejnym hasłem dla każdego pracownika. Druga: zatrudnić albo wyznaczyć kogoś, kto pilnuje i przypomina.

Trzecia droga polega na opisaniu sztucznej inteligencji, jak ten obieg ma działać, i uruchomieniu gotowego skryptu w narzędziu, które firma już ma. Nie ma licencji, nie ma wdrożenia i nie ma nowego miejsca do logowania. Kosztem jest czas potrzebny na opisanie procesu.

Jedna decyzja, która ma tu największe znaczenie

Taki obieg trzeba zbudować tam, gdzie ludzie już pracują.

Jeśli poprosisz pracownika, żeby założył konto w kolejnym serwisie, zapamiętał kolejne hasło i wchodził w kolejne miejsce — po prostu tego nie zrobi. Nie ze złej woli. Ma swoją robotę, a to jest dla niego dodatkowy krok.

I wtedy obieg wraca tam, gdzie był: do telefonu, maila i karteczek.

Więc jeśli firma pracuje na Google Workspace, budujemy w Google Workspace. Jeśli na Microsofcie — budujemy na Microsofcie. Mechanizm jest identyczny, zmieniają się tylko nazwy przycisków.

Co musi zawierać polecenie

Polecenie zaczyna się od opisu arkusza: jak się nazywa i jakie ma kolumny. Potem po jednym punkcie na każdy etap — kto dostaje powiadomienie, co się zapisuje, co się dzieje przy odrzuceniu.

I trzy rzeczy na końcu, które najłatwiej pominąć, a bez których to nie działa:

Wklejasz to do czatu ze sztuczną inteligencją i dostajesz kod oraz schemat.

[?] Tu wstaw pełne polecenie do skopiowania — to samo, które masz w opisie filmu.

Wgranie: dwie minuty

Apps Script, zaznaczam wszystko, kasuję, wklejam kod, zapisuję. Nazwa funkcji na górze, zainstaluj, uruchom, zgoda Google.

To ostrzeżenie wygląda groźnie, ale tak Google oznacza każdy własny skrypt. Zaawansowane, przejdź dalej, zezwól. Skrypt działa na uprawnieniach tego, kto klika — czyli widzi to, co ta osoba.

Na końcu wyzwalacze: formularz, zmiana w arkuszu, codziennie rano. Gotowe.

Jak to wygląda w praktyce

Wypełniam formularz i wysyłam. W arkuszu pojawia się wiersz: etap, data. Mail idzie do pierwszej osoby, z przyciskami decyzji.

Klikam „zatwierdzam”, widzę stronę potwierdzenia, dopisuję komentarz. Status skacze dalej, powiadomienie idzie do następnej osoby.

„Zwracam do poprawy” wraca do autora z komentarzem, co uzupełnić. „Odrzucam” kończy obieg, też z podanym powodem.

A rano przychodzi jeden mail: to stoi dłużej niż trzy dni.

Rzecz ważniejsza niż samo powiadomienie

Przy każdej zmianie etapu skrypt zapisuje datę. Czyli ten obieg sam się mierzy.

Po miesiącu masz w arkuszu odpowiedź na pytanie, którego wcześniej nikt nie potrafił nawet zadać: ile realnie trwa każdy etap. Nie ile powinien trwać — ile trwa naprawdę.

To robi się użyteczne dopiero, gdy ustawisz tak kilka procesów. Bo wtedy widzisz, gdzie robota czeka najdłużej i dlaczego. A powody bywają różne:

• brakuje tam rąk,
• ta osoba nie ma uprawnień, żeby zdecydować, więc pyta kogoś wyżej,
• dokument idzie przez kogoś, kto niczego nie rozstrzyga, tylko przekazuje dalej.

Dopiero mając te liczby możesz zdecydować, gdzie dołożyć ludzi, a gdzie zmienić zakres decyzji.

Mierzymy proces, a nie ludzi. Chodzi o to, gdzie firma potrzebuje wsparcia, a nie kto pracuje wolniej.

Tak samo działa to w całej firmie: dopóki nic się nie zapisuje, o zatorze dowiadujesz się dopiero wtedy, gdy klient dzwoni z pretensjami.

Ile to kosztuje i ile trwa

Samo wgranie skryptu do Apps Script i ustawienie wyzwalaczy zajmuje kilka minut. Opisanie procesu sztucznej inteligencji — od godziny do kilku, zależnie od liczby etapów i od tego, czy ktoś w firmie wcześniej je spisał. Zwykle nie spisał, i to jest ta część, która zajmuje najwięcej czasu.

Nie ma tu opłaty licencyjnej ani kosztu wdrożenia, bo wszystko działa w narzędziach, które firma już opłaca. Dla porównania: system do obiegu dokumentów to koszt abonamentu na każdego użytkownika plus wdrożenie, a osoba pilnująca obiegu to etat.

Kiedy nie warto tego robić

Ten sposób nie ma sensu w trzech sytuacjach. Po pierwsze, gdy obieg musi się łączyć z programem księgowym albo z KSeF-em — tam potrzebna jest integracja i skrypt w arkuszu jej nie zastąpi. Po drugie, gdy reguł warunkowych jest na tyle dużo, że skrypt przestaje być ustawieniem, a staje się programem, który ktoś musi utrzymywać. Po trzecie, gdy firma przetwarza kilkaset dokumentów dziennie — wtedy od razu trzeba czegoś zbudowanego na bazie danych.

W firmach usługowych i technicznych zatrudniających od 10 do 50 osób żadna z tych trzech sytuacji zwykle nie występuje. Dlatego akurat tam ten sposób działa najlepiej.

Granice — pięć rzeczy do sprawdzenia przed startem

Poza samą decyzją, czy w ogóle się za to brać, jest jeszcze pięć rzeczy praktycznych.

Granica	Na czym polega
Warunki	Reguły w stylu „powyżej dziesięciu tysięcy idzie do prezesa, poniżej do kierownika” da się dopisać, ale skrypt zaczyna rosnąć. W pewnym momencie budujesz program, a nie ustawiasz narzędzie.
Księgowość	Obieg faktur, który ma się łączyć z programem księgowym albo z KSeF-em — tego tak po prostu nie zrobisz. Tu potrzebna jest integracja.
Skala	Arkusz z takim skryptem wystarcza mniej więcej do kilkunastu dokumentów dziennie. Przy dwustu przestaje — arkusze nie są bazą danych i przy takim obciążeniu zaczynają się gubić zapisy. Wtedy potrzebne jest rozwiązanie zbudowane na bazie, nie na arkuszu.
Jedna osoba	Ten skrypt rozumie ten, kto go wgrał. Jak za rok ktoś doda kolumny i coś przestanie działać, firma czeka na tę jedną osobę. Dlatego prosimy o diagram i dlatego warto zapisać w arkuszu, co ten skrypt robi. Pięć zdań wystarczy.
Dane klientów	Nie wklejaj do czatu danych klientów. Nazwy kolumn i opis procesu — tak. Nazwiska, adresy, kwoty z umów — nie.

Jeśli zastanawiasz się, od czego zacząć u siebie, rozpisałem cztery możliwe drogi razem z tym, ile kosztują i dla kogo są.

Częste pytania

Czy trzeba kupować jakiś system?

Nie. Cała rzecz stoi na tym, co firma już ma — Google Workspace albo Microsoft 365. Nie trzeba nic dokupywać ani instalować, bo dokładanie kolejnego serwisu z kolejnym hasłem jest głównym powodem, dla którego takie rzeczy się nie przyjmują.

Czy to jest system do kontrolowania pracowników?

Nie. Daniel Tabiś ustawia takie obiegi tak, żeby mierzyły, ile trwa każdy etap, a nie kto ile siedzi przy biurku. Najczęściej okazuje się, że dokument stoi u kogoś, kto nie ma uprawnień, żeby zdecydować — to jest informacja o procesie, nie o człowieku.

Ile to trwa, zanim zacznie działać?

Samo wgranie skryptu i ustawienie wyzwalaczy to kilka minut. Więcej czasu zajmuje opisanie procesu, bo trzeba wypisać wszystkie etapy i to, kto co rozstrzyga. W firmach 10–50 osób opisanie jednego procesu zajmuje zwykle od godziny do kilku.

Czy poradzi sobie z obiegiem faktur?

Z samym obiegiem tak. Ale jeśli ma się łączyć z programem księgowym albo z KSeF-em, potrzebna jest integracja i to jest już inna rozmowa.

Co, jeśli osoba, która to wgrała, odejdzie z firmy?

To jest realne ryzyko i dlatego dwie rzeczy robimy od razu: prosimy sztuczną inteligencję o diagram procesu i zapisujemy w arkuszu w pięciu zdaniach, co ten skrypt robi. Bez tego firma zostaje z czymś, czego nikt nie umie ruszyć.

Daniel Tabiś — zewnętrzny manager operacyjny dla firm usługowych i technicznych zatrudniających 10–50 osób.