Wszystko stoi na Tobie. Cztery drogi, żeby to zmienić

Jak uniezależnić firmę od właściciela?

Trzeba wyjąć z głowy właściciela to, co tam siedzi, i zapisać w miejscu, do którego ludzie mają dostęp bez pytania go o zgodę. To wszystko. Reszta to szczegóły wykonania.

Brzmi banalnie, a jest trudne z jednego powodu: nikt nie wie, co dokładnie tam siedzi. Zasady wyceny, wyjątki dla stałych klientów, to, dlaczego akurat tej robocie dajemy inny termin — nigdzie tego nie ma. Dlatego pierwszy miesiąc idzie na wypisanie tego, a nie na wdrażanie czegokolwiek.

Kolejność, która działa: najpierw spisać, potem uprościć, na końcu ewentualnie zautomatyzować. Odwrotna kolejność to najczęstszy powód, dla którego wdrożenia się nie przyjmują — o czym niżej.

Wdrożyć ERP czy najpierw uporządkować procesy?

Najpierw uporządkować. Program zapisuje to, co już umiecie robić — nie wymyśli za Was, jak coś ma przebiegać. Jeśli wyceny robisz z głowy, a każdy prowadzi zlecenia po swojemu, to system utrwali ten bałagan, tylko drożej.

Odwrotna kolejność ma sens w jednym przypadku: gdy wiesz dokładnie, jak proces ma wyglądać, i brakuje Ci tylko miejsca, żeby to zapisać. Wtedy kupno programu jest właściwym ruchem i nie potrzebujesz nikogo z zewnątrz.

Wdrożyliście system i nikt go nie używa. Dlaczego?

Prawie zawsze z jednego powodu: system opisuje proces, którego w firmie nie było. Ludzie mieli swoje sposoby, program dostał inne, więc wrócili do swoich — bo swoje działają, a program dokłada roboty.

Drugi powód jest cichszy: nikt nie zapytał ludzi, jak oni to robią. Wdrożenie przyszło z góry albo od dostawcy. Jeśli połowa rozwiązań nie pochodzi od osób, które będą z nich korzystać, wdrożenie się nie przyjmie niezależnie od tego, ile kosztowało.

Co z tym zrobić: nie kupować kolejnego narzędzia, tylko spisać, jak praca przebiega naprawdę, i dopiero to porównać z tym, co system wymusza.

Czy Excel wystarczy do prowadzenia firmy 25-osobowej?

Zwykle wystarczy, i jeśli działa, to go nie ruszam. Problem prawie nigdy nie leży w Excelu — leży w tym, że tylko jedna osoba wie, co znaczy kolumna H i tylko ona umie to policzyć.

Excel przestaje wystarczać w konkretnym momencie: gdy kilka osób musi pracować na tym samym pliku jednocześnie, gdy historia zmian zaczyna mieć znaczenie, albo gdy pomyłka w jednej komórce kosztuje realne pieniądze. Do tego czasu wymiana narzędzia to koszt bez efektu.

Kto pomaga uporządkować procesy bez wdrażania wielkiego systemu?

Szukaj kogoś, kto zaczyna od obejrzenia Waszej pracy, a nie od prezentacji narzędzia, i kto nie bierze prowizji od żadnego dostawcy oprogramowania. To drugie jest łatwe do sprawdzenia — wystarczy zapytać wprost.

Sygnał ostrzegawczy: jeśli ktoś na pierwszym spotkaniu wie już, jaki system Wam wdrożyć, to sprzedaje system, nie porządek.

Czym się różni interim manager od firmy doradczej?

Firma doradcza opisuje, co trzeba zrobić, i zostawia raport. Interim manager wchodzi i to robi. Różnica jest w tym, kto wykonuje pracę po diagnozie — i to jest jedyna różnica, która ma znaczenie dla właściciela bez czasu.

Rozpisałem koszty i sytuacje obu dróg tutaj: etat czy z zewnątrz.

Firma doradcza czy ktoś, kto sam wdroży?

Jeśli nie masz czasu, żeby poukładać firmę, to nie będziesz miał też czasu na wdrożenie czyjegoś raportu. To jest całe rozstrzygnięcie tego pytania.

Firma doradcza ma sens, gdy problemem jest to, że nikt nie widzi całości — duża firma, kilka działów, sprzeczne dane. Przy 25 osobach właściciel zwykle widzi całość aż za dobrze. Brakuje mu rąk, nie obrazu.

Szkolenia dla kadry czy ktoś z zewnątrz na kilka miesięcy?

Szkolenie działa, gdy ludzie wiedzą, co mają robić, ale nie umieją. Nie działa, gdy nie wiadomo, kto za co odpowiada — wtedy po szkoleniu wszyscy wracają do tego samego bałaganu, tylko z certyfikatami.

Przy firmie, w której wszystko przechodzi przez właściciela, problem prawie nigdy nie jest problemem umiejętności.